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Órdenes de Compras

1. Descripción general​

El módulo Órdenes de Compras permite crear y gestionar las órdenes de compra a proveedores: ítems, cantidades, precios, condiciones de pago y estado (pendiente, aprobada, recibida, etc.). Está dirigido a compras, almacén y autorizadores que gestionan las compras de la empresa.

Sirve como respaldo documental de la compra y como base para recepción de mercadería y cuentas por pagar.

2. Acceso al módulo​

  • Menú: Compras > Órdenes de Compras.
  • Ruta: Menú lateral, Compras, opción Órdenes de Compras.
  • Se requiere permiso de vista; crear y aprobar según permisos asignados.

3. Pantallas y componentes principales​

3.1. Listado de órdenes de compra​

  • Propósito: Ver y buscar órdenes por número, proveedor, fecha, estado.
  • Elementos: Tabla con número, proveedor, fecha, total, estado; filtros; botón Nueva orden; acciones Ver, Editar, Aprobar, Anular (según permisos).
  • Paginación: Si existe.

3.2. Pantalla de nueva / editar orden de compra​

  • Propósito: Capturar o modificar la orden.
  • Campos típicos: Proveedor, fecha, fecha de entrega esperada, detalle de ítems (artículo, cantidad, precio, subtotal), condiciones de pago, observaciones.
  • Botones: Guardar, Enviar a aprobación, Aprobar (según rol), Cancelar.

4. Flujos de uso paso a paso​

4.1. Flujo: Crear una orden de compra​

  1. Ir a Compras > Órdenes de Compras y pulsar Nueva orden (o similar).
  2. Seleccionar el Proveedor e ingresar fecha y, si aplica, fecha de entrega.
  3. Agregar ítems (artículo, cantidad, precio unitario) hasta completar el detalle.
  4. Revisar totales y condiciones de pago.
  5. Guardar. Si el flujo lo exige, enviar a aprobación.

4.2. Flujo: Aprobar una orden de compra​

  1. En el listado, localizar la orden en estado “Pendiente de aprobación” (o similar).
  2. Abrir la orden y pulsar Aprobar (o el botón equivalente).
  3. Confirmar. El estado debe cambiar a “Aprobada” y quedar lista para recepción o pago según el flujo.

5. Buenas prácticas de uso​

  • Verifique que el proveedor esté dado de alta en Clientes/Proveedores y que los ítems coincidan con el catálogo de almacén si aplica.
  • No apruebe órdenes sin revisar montos y partidas; la aprobación suele ser un compromiso de pago.
  • Use estados de forma consistente (pendiente, aprobada, recibida, anulada) para que reportes y cuentas por pagar cuadren.
  • Documente en observaciones cualquier condición especial acordada con el proveedor.

6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)​

  • No puedo guardar: “Proveedor obligatorio” o “Agregar al menos un ítem”.

    • Causa probable: Campos obligatorios vacíos.
    • Cómo resolverlo: Seleccionar proveedor y agregar al menos una línea de detalle con artículo, cantidad y precio.

  • No encuentro el artículo en el detalle.

    • Causa probable: El artículo no está en el catálogo de Almacén o de Compras.
    • Cómo resolverlo: Dar de alta el artículo en Almacén > Artículos (o en el catálogo que use Compras) y luego seleccionarlo en la orden.

  • No puedo aprobar: “Sin permiso” o “Orden ya aprobada”.

    • Causa probable: Su rol no tiene permiso de aprobación o la orden ya fue aprobada.
    • Cómo resolverlo: Solicitar permiso de aprobación al administrador o que otro usuario con permiso apruebe. Si ya está aprobada, no es necesario volver a aprobar.

7. Recomendaciones finales​

  • Restrinja la aprobación de órdenes de compra a los cargos autorizados según política de compras.
  • No anule órdenes ya recibidas o facturadas sin coordinar con almacén y cuentas por pagar.
  • Use este módulo junto con Requerimientos, Cotizaciones y Cuentas por Pagar para un flujo de compras completo.