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Órdenes de Servicio

1. Descripción general​

El módulo Órdenes de Servicio permite crear, consultar y dar seguimiento a las órdenes de servicio del negocio de courier o transporte: datos del remitente, destinatario, tipo de servicio, tarifa, estado y documentos asociados. Está dirigido a operadores, despacho y supervisores que registran y gestionan cada envío desde la captura hasta la entrega.

Es el núcleo operativo que conecta con manifiestos, guías, despacho, recepción y facturación.

2. Acceso al módulo​

  • Menú: Operaciones > Órdenes de Servicios.
  • Ruta: Menú lateral, Operaciones, opción Órdenes de Servicios.
  • Se requiere permiso de vista; crear y editar según permisos asignados al ítem.

3. Pantallas y componentes principales​

3.1. Listado de órdenes​

  • Propósito: Ver y buscar órdenes por número, cliente, fecha, estado, destino, etc.
  • Elementos: Tabla con columnas (número, fecha, remitente, destinatario, estado, monto, etc.); filtros por fecha, estado, cliente; botón Nueva orden; acciones Ver, Editar, Imprimir, anular (según permisos).
  • Paginación: Si existe, usar para recorrer muchas órdenes.

3.2. Pantalla de nueva / editar orden​

  • Propósito: Capturar o modificar los datos de la orden.
  • Campos típicos: Cliente/remitente, destinatario, dirección de recojo y entrega, tipo de servicio, tipo de entrega, peso, dimensiones, tarifa, observaciones, fecha de recojo/entrega deseada.
  • Botones: Guardar, Cancelar; posiblemente Calcular tarifa, Imprimir orden o guía.

3.3. Formatos de impresión​

  • Propósito: Imprimir la orden en formato ticket, hoja A4 o guía para el conductor.
  • Acciones: Botón Imprimir en la orden o en el listado y elegir el formato si hay varias opciones.

4. Flujos de uso paso a paso​

4.1. Flujo: Crear una nueva orden de servicio​

  1. Ir a Operaciones > Órdenes de Servicios y pulsar Nueva orden (o equivalente).
  2. Seleccionar o registrar el Cliente/Remitente y completar Destinatario y direcciones.
  3. Elegir Tipo de servicio, Tipo de entrega e ingresar peso/dimensiones si aplica.
  4. Revisar o calcular la tarifa y ajustar si el sistema lo permite.
  5. Guardar. Verificar que se asigne número de orden y que aparezca en el listado.

4.2. Flujo: Cambiar el estado de una orden (ej. despachada, en tránsito, entregada)​

  1. En el listado o al abrir la orden, localizar el campo o botón de Estado.
  2. Seleccionar el nuevo estado (Despachada, En tránsito, Entregada, etc.) según el flujo del sistema.
  3. Guardar si es necesario. El sistema puede pedir datos adicionales (fecha de entrega, quien recibe, etc.).

4.3. Flujo: Imprimir la orden para el conductor​

  1. Abrir la orden desde el listado (Ver o Editar).
  2. Pulsar Imprimir y elegir el formato (ticket, orden, guía).
  3. Enviar a impresora o guardar como PDF según lo que ofrezca el sistema.

5. Buenas prácticas de uso​

  • Complete siempre los datos del destinatario y la dirección de entrega para evitar retrasos o devoluciones.
  • Verifique que el cliente (socio) esté correctamente seleccionado para que la facturación y el estado de cuenta cuadren.
  • No anule órdenes sin motivo; use el flujo de anulación si existe y documente el motivo.
  • Revise la tarifa antes de guardar; si hay descuentos o convenios, aplíquelos según política.
  • Si la orden se vincula a guía o manifiesto, actualice el estado cuando se despache o entregue para que los reportes reflejen la realidad.

6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)​

  • No puedo guardar: “Cliente obligatorio” o “Destinatario obligatorio”.

    • Causa probable: Campos requeridos vacíos o no seleccionados.
    • Cómo resolverlo: Completar cliente/remitente y destinatario (nombre y dirección). Si el destinatario es nuevo, registrarlo antes en Clientes/Proveedores si el sistema lo exige.

  • La tarifa sale en cero o no se calcula.

    • Causa probable: No hay tarifa configurada para esa ruta/tipo de servicio o no se ha ejecutado “Calcular tarifa”.
    • Cómo resolverlo: Verificar en Configuración > Tarifas que exista la combinación adecuada; en la orden usar “Calcular tarifa” si existe, o ingresar manualmente si está permitido.

  • La orden no aparece en el manifiesto o en despacho.

    • Causa probable: La orden no está en estado “pendiente de despacho” o no se ha agregado al manifiesto/viaje correspondiente.
    • Cómo resolverlo: Revisar el estado de la orden y el flujo de Despacho de Envíos / Manifiestos para incluirla en el viaje correcto.

  • Al anular sale “No se puede anular”.

    • Causa probable: La orden ya fue facturada, entregada o tiene movimientos que impiden anular.
    • Cómo resolverlo: Revisar si existe nota de crédito o reversión previa. Si debe anularse por caso excepcional, contactar al administrador o soporte.

  • Al imprimir no sale el formato que necesito.

    • Causa probable: Se eligió otro formato o la plantilla de impresión es otra.
    • Cómo resolverlo: Seleccionar explícitamente el formato (ticket, orden, guía) en la opción de impresión. Si falta un formato, solicitarlo al administrador.

7. Recomendaciones finales​

  • La orden de servicio es la base para facturación y para seguimiento; mantenga los datos y estados actualizados.
  • Coordine con los módulos Despacho de Envíos, Manifiestos, Seguimiento y Facturación para un flujo completo.
  • Restrinja la anulación y la edición de órdenes ya facturadas o entregadas según la política de la empresa.
  • Si hay dependencia con Clientes/Proveedores y Tarifas, asegúrese de tenerlos configurados antes de cargar órdenes masivas.