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Documento de Personal

1. Descripción general​

El módulo Documento de Personal permite gestionar los documentos que debe presentar el personal (licencia de conducir, DNI, seguros, etc.): cargar archivos, fechas de vencimiento y recordatorios. Está dirigido a recursos humanos, operaciones o administración que llevan el control de documentación del personal.

Ayuda a cumplir con requisitos legales y operativos y a evitar que se venzan documentos sin renovar.

2. Acceso al módulo​

  • Menú: Documentos > Documento de Personal.
  • Ruta: Menú lateral, Documentos, opción Documento de Personal.
  • Se requiere permiso de vista y, para cargar o editar, permiso de edición en este ítem.

3. Pantallas y componentes principales​

3.1. Listado de documentos de personal​

  • Propósito: Ver los documentos registrados por persona o por tipo (licencia, DNI, etc.).
  • Elementos: Tabla con personal, tipo de documento, fecha de vencimiento, estado; filtros por persona o tipo; botón Nuevo o Cargar documento.
  • Acciones: Editar, ver archivo adjunto, eliminar (según permisos).

3.2. Pantalla o modal de registro de documento​

  • Propósito: Asociar un documento a un miembro del personal y cargar el archivo.
  • Campos típicos: Personal (selector), tipo de documento, fecha de vencimiento, archivo (PDF/imagen), observaciones.
  • Botones: Cerrar y Guardar (o Subir).

4. Flujos de uso paso a paso​

4.1. Flujo: Registrar un documento de un empleado​

  1. Ir a Documentos > Documento de Personal y pulsar Nuevo o Cargar documento.
  2. Seleccionar el Personal y el Tipo de documento.
  3. Ingresar la Fecha de vencimiento y adjuntar el archivo si el sistema lo pide.
  4. Guardar y verificar que aparezca en el listado con la fecha correcta.

4.2. Flujo: Revisar documentos próximos a vencer​

  1. Abrir Documentos > Documento de Personal.
  2. Usar el filtro por fecha o la columna “Vencimiento” para ordenar o filtrar.
  3. Identificar los que vencen pronto y gestionar la renovación con el personal o RR. HH.

5. Buenas prácticas de uso​

  • Ingrese siempre la fecha de vencimiento real para que los recordatorios sean útiles.
  • Suba el archivo escaneado o foto del documento para tener respaldo y auditoría.
  • Revise con periodicidad los documentos próximos a vencer y coordine la renovación con el personal.
  • No elimine documentos históricos que puedan ser necesarios para auditoría; use “inactivo” o equivalente si existe.

6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)​

  • No puedo subir el archivo: formato no permitido.

    • Causa probable: El sistema solo acepta ciertos formatos (PDF, JPG, etc.) o un tamaño máximo.
    • Cómo resolverlo: Convertir el documento a PDF o al formato indicado y comprobar que no supere el tamaño máximo.

  • La fecha de vencimiento no se guarda.

    • Causa probable: Formato de fecha incorrecto o campo obligatorio vacío.
    • Cómo resolverlo: Usar el selector de fecha del sistema o el formato indicado (dd/mm/aaaa) y completar todos los campos obligatorios.

  • No veo el documento de un empleado.

    • Causa probable: Filtros activos o el documento no está registrado.
    • Cómo resolverlo: Quitar filtros o buscar por nombre del personal; si no existe, registrarlo con Nuevo.

7. Recomendaciones finales​

  • Combine este módulo con Destinos de Notificación (Configuración) para que los avisos de documentos vencidos lleguen a los responsables.
  • Restrinja la eliminación de documentos a usuarios autorizados para no perder historial.
  • Mantenga una política clara de qué documentos son obligatorios por puesto y con qué antelación deben renovarse.