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Documento de Vehículos

1. Descripción general​

El módulo Documento de Vehículos sirve para llevar el control de la documentación de los vehículos de la flota: SOAT, revisión técnica, tarjeta de circulación, pólizas, etc., con fechas de vencimiento y posibilidad de adjuntar archivos. Está dirigido a operaciones, flota o administración que gestionan el cumplimiento documental de los vehículos.

Permite evitar multas y retenciones por documentos vencidos y planificar las renovaciones.

2. Acceso al módulo​

  • Menú: Documentos > Documento de Vehículos.
  • Ruta: Menú lateral, Documentos, opción Documento de Vehículos.
  • Se requiere permiso de vista y, para cargar o editar, permiso de edición en este ítem.

3. Pantallas y componentes principales​

3.1. Listado de documentos de vehículos​

  • Propósito: Ver los documentos registrados por vehículo o por tipo (SOAT, RT, etc.).
  • Elementos: Tabla con vehículo, placa, tipo de documento, fecha de vencimiento, estado; filtros; botón Nuevo o Cargar.
  • Acciones: Editar, ver adjunto, eliminar (según permisos).

3.2. Pantalla o modal de registro​

  • Propósito: Asociar un documento a un vehículo.
  • Campos típicos: Vehículo (selector), tipo de documento, fecha de vencimiento, archivo adjunto, observaciones.
  • Botones: Cerrar y Guardar.

4. Flujos de uso paso a paso​

4.1. Flujo: Registrar un documento de un vehículo​

  1. Ir a Documentos > Documento de Vehículos y pulsar Nuevo o Cargar documento.
  2. Seleccionar el Vehículo y el Tipo de documento.
  3. Ingresar la Fecha de vencimiento y adjuntar el archivo si aplica.
  4. Guardar y verificar en el listado.

4.2. Flujo: Revisar documentos próximos a vencer​

  1. Abrir Documentos > Documento de Vehículos.
  2. Filtrar u ordenar por fecha de vencimiento.
  3. Identificar los que vencen pronto y programar la renovación con el proveedor o trámite correspondiente.

5. Buenas prácticas de uso​

  • Ingrese siempre la fecha de vencimiento real para que los avisos de Destinos de Notificación (mantenimiento/documentos) sean útiles.
  • Suba una copia del documento (PDF o imagen) para tener respaldo.
  • Revise con periodicidad los vencimientos y no use el vehículo con documentación vencida.
  • Mantenga alineado este módulo con el calendario de mantenimiento del vehículo si aplica.

6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)​

  • No encuentro el vehículo en el selector.

    • Causa probable: El vehículo no está dado de alta en Configuración > Vehículos.
    • Cómo resolverlo: Registrar primero el vehículo en Configuración y luego asignar el documento.

  • El sistema no acepta el archivo adjunto.

    • Causa probable: Formato o tamaño no permitido.
    • Cómo resolverlo: Usar PDF o formato indicado y respetar el tamaño máximo indicado.

  • La fecha de vencimiento no se guarda.

    • Causa probable: Formato incorrecto o campo obligatorio sin completar.
    • Cómo resolverlo: Usar el selector de fecha del sistema y completar todos los campos obligatorios.

7. Recomendaciones finales​

  • Use en conjunto con Destinos de Notificación y Notificar Documentos Vencidos para que los responsables reciban avisos a tiempo.
  • Restrinja la eliminación de documentos a usuarios autorizados para conservar el historial de la flota.
  • Defina una política interna de qué documentos son obligatorios por tipo de vehículo y con qué antelación se deben renovar.