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Cuentas por Pagar / Solicitudes

1. Descripción general​

El módulo Cuentas por Pagar permite consultar y gestionar las deudas con proveedores: facturas por pagar, solicitudes de pago y pagos registrados. Dirigido a tesorería y compras.

2. Acceso al módulo​

  • Menú: Tesorería > Cuentas por Pagar / Solicitudes.
  • Ruta: Menú lateral, Tesorería, opción Cuentas por Pagar.
  • Se requiere permiso de vista y, para registrar movimientos, permiso de edición.

3. Pantallas y componentes principales​

3.1. Pantalla principal de Caja de Recaudación​

  • Propósito: Ver saldo actual, movimientos del día o del período y registrar ingresos/egresos.
  • Elementos: Saldo o resumen, tabla de movimientos (fecha, concepto, ingreso, egreso, saldo); botones Apertura/Cierre de caja si aplica; Nuevo ingreso, Nuevo egreso.
  • Filtros: Por fecha, tipo de movimiento.

3.2. Registro de ingreso o egreso​

  • Propósito: Cargar un movimiento de dinero en la caja.
  • Campos típicos: Fecha, concepto, monto, forma de pago, referencia (número de factura, recibo), observaciones.
  • Botones: Guardar y Cancelar.

4. Flujos de uso paso a paso​

4.1. Flujo: Apertura de caja (si aplica)​

  1. Al iniciar el turno, ir a Tesorería > Caja de Recaudación.
  2. Si el sistema lo requiere, ejecutar Apertura de caja e ingresar el monto inicial (fondo fijo).
  3. Guardar. A partir de ahí se registran los movimientos del día.

4.2. Flujo: Registrar un cobro recibido​

  1. En Caja de Recaudación, pulsar Nuevo ingreso (o equivalente).
  2. Ingresar concepto (ej. “Cobro factura 001”), monto, forma de pago y referencia si aplica.
  3. Guardar. Verificar que el saldo se actualice y que el movimiento aparezca en el listado.

4.3. Flujo: Cierre de caja y cuadre​

  1. Al terminar el turno, revisar el listado de movimientos y el saldo mostrado.
  2. Ejecutar Cierre de caja si existe; el sistema puede pedir el monto en efectivo contado para comparar con el saldo.
  3. Si hay diferencia, registrar el ajuste según política (sobre o faltante) y documentar la causa.

5. Buenas prácticas de uso​

  • Registre cada cobro o pago en el momento para no olvidar movimientos.
  • Use conceptos y referencias claros (número de factura, recibo) para facilitar la conciliación.
  • No retire dinero de la caja sin registrar el egreso correspondiente.
  • Realice el cierre de caja diario y cuadre con el efectivo físico antes de salir.

6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)​

  • No puedo abrir caja: “Ya existe caja abierta”.

    • Causa probable: Hay una caja abierta del turno anterior que no se cerró.
    • Cómo resolverlo: Cerrar la caja pendiente con el saldo correcto o solicitar al supervisor que la cierre. No abrir una segunda caja sin resolver la anterior.

  • El saldo no cuadra con el efectivo contado.

    • Causa probable: Movimiento no registrado, error en un monto o cierre previo incorrecto.
    • Cómo resolverlo: Revisar movimientos del día uno por uno; registrar el ajuste (sobre/faltante) según política y documentar. Informar al supervisor.

  • No tengo botón de Cierre de caja.

    • Causa probable: Su rol no tiene permiso o el flujo está configurado para otro perfil.
    • Cómo resolverlo: Solicitar al supervisor que cierre la caja o que le asignen el permiso correspondiente.

7. Recomendaciones finales​

  • La caja de recaudación debe ser manejada por personal designado y con rendición de cuentas diaria.
  • No comparta usuario de caja entre varias personas; cada cajero debe tener su usuario y, si aplica, su apertura/cierre.
  • Combine con Reportes de Tesorería (Caja de Recaudación) para auditoría y conciliación con depósitos bancarios.