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Gastos Recurrentes

1. Descripción general​

El módulo Gastos Recurrentes permite definir gastos que se repiten periódicamente (seguros, licencias, permisos, cuotas de leasing, etc.) para planificación, presupuesto o registro automático. Se usa en tesorería, contabilidad o reportes de costos recurrentes por vehículo o por concepto. Está dirigido a configuración, contabilidad o flota.

2. Acceso al módulo​

  • Menú: Configuración > Gastos Recurrentes.
  • Ruta: Menú lateral, Configuración, opción Gastos Recurrentes.
  • Requiere permiso de vista y edición en este ítem.

3. Pantallas y componentes principales​

3.1. Listado de gastos recurrentes​

  • Propósito: Ver los gastos recurrentes configurados.
  • Elementos: Tabla con nombre, periodicidad (mensual, anual), monto o tipo, vehículo o centro de costo si aplica, estado; botón Nuevo; Editar, Eliminar.
  • Filtros: Por nombre, periodicidad o vehículo si existen.

3.2. Pantalla de nuevo / editar gasto recurrente​

  • Propósito: Crear o modificar un gasto recurrente.
  • Campos típicos: Nombre (ej. “SOAT”, “Licencia de conducir”), periodicidad, monto estimado, vehículo o asignación si aplica, estado.
  • Botones: Guardar, Cerrar.

4. Flujos de uso paso a paso​

4.1. Flujo: Registrar un gasto recurrente​

  1. Ir a Configuración > Gastos Recurrentes y pulsar Nuevo.
  2. Ingresar Nombre del gasto y Periodicidad (mensual, trimestral, anual).
  3. Ingresar Monto estimado si aplica.
  4. Asignar a Vehículo o centro de costo si el sistema lo permite.
  5. Guardar. El gasto estará disponible para planificación o reportes según el diseño del sistema.

5. Buenas prácticas de uso​

  • Mantenga montos y periodicidad actualizados para que los reportes de costos recurrentes sean útiles.
  • No elimine gastos ya usados en historial; use inactivo.
  • Revise con contabilidad o flota qué gastos deben considerarse recurrentes.

6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)​

  • El gasto recurrente no aparece en el reporte. Causa probable: Está inactivo o el reporte usa otro criterio. Cómo resolverlo: Activar el gasto y verificar filtros del reporte.
  • No puedo eliminar el gasto recurrente. Causa probable: Tiene movimientos o planificación asociada. Cómo resolverlo: Dejar inactivo en lugar de eliminar.

7. Recomendaciones finales​

  • Restrinja la edición a configuración o contabilidad. Los gastos recurrentes sirven para proyecciones y control de costos fijos.