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Plantilla de Email

1. Descripción general​

Este módulo permite definir el texto que se enviará por correo electrónico a los clientes (socios) cuando el sistema les envíe comunicaciones automáticas, por ejemplo el estado de cuenta con documentos o pagos pendientes. Está pensado para usuarios con perfil de configuración o administración que definen el tono y el contenido de los mensajes que reciben los clientes.

Con la plantilla se unifica el mensaje que ve el cliente y se puede personalizar usando el nombre del socio en el texto.

2. Acceso al módulo​

  • Menú: Configuración > Plantilla de Email.
  • Ruta en la interfaz: Menú lateral izquierdo, sección Configuración, opción Plantilla de Email.
  • Se requiere permiso de edición en el ítem Plantilla de Email del módulo Configuración.

3. Pantallas y componentes principales​

3.1. Pantalla principal de Plantilla de Email​

  • Propósito: Ver y editar el contenido de la plantilla que se usa en los correos enviados a los socios (por ejemplo estado de cuenta).
  • Campos principales:
    • Plantilla de Email: Área de texto donde se escribe el mensaje. Se puede usar la variable [socio] para que el sistema reemplace automáticamente el nombre del cliente en cada envío.
  • Botones y acciones:
    • Guardar Plantilla: Guarda los cambios realizados en la plantilla.
    • Envío Estado de Cuenta (Pendientes): Prueba el envío de correos de estado de cuenta a los socios con documentos o saldos pendientes (según configuración del sistema).
  • Mensajes: Tras guardar se muestra notificación de éxito o error. Al usar la prueba de envío, el sistema puede indicar cuántos correos se enviaron o si hubo errores.

4. Flujos de uso paso a paso​

4.1. Flujo: Configurar o modificar la plantilla de email​

  1. Entrar al módulo por Configuración > Plantilla de Email.
  2. En el área de texto, redactar o editar el mensaje. Incluir [socio] donde se quiera que aparezca el nombre del cliente.
  3. Pulsar Guardar Plantilla.
  4. Verificar que aparezca el mensaje de confirmación de guardado correcto.

4.2. Flujo: Probar el envío de estado de cuenta​

  1. Estar en la misma pantalla de Plantilla de Email.
  2. Pulsar el botón Envío Estado de Cuenta (Pendientes).
  3. El sistema enviará los correos según la lógica configurada (clientes con pendientes, etc.).
  4. Revisar el mensaje de resultado en pantalla (éxito, cantidad enviada o errores).

5. Buenas prácticas de uso​

  • Redacte la plantilla con un tono claro y profesional; será la imagen de la empresa ante el cliente.
  • Siempre use la variable [socio] en el saludo o en la primera línea para personalizar el mensaje.
  • Revise la ortografía y el contenido antes de guardar; los correos se enviarán con ese texto.
  • No elimine ni modifique la palabra [socio] entre corchetes si desea que se reemplace por el nombre del cliente.
  • Después de cambiar la plantilla, puede usar la prueba de envío para validar que el mensaje se vea correctamente en el correo.

6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)​

  • El sistema no guarda la plantilla o muestra error al guardar.

    • Causa probable: Falta de permiso de edición o problema de conexión/sesión.
    • Cómo resolverlo: Confirmar que su usuario tiene permiso de edición en Configuración > Plantilla de Email. Cerrar sesión, volver a entrar y reintentar. Si persiste, contactar al administrador.

  • En el correo que recibe el cliente no aparece el nombre, sino “[socio]”.

    • Causa probable: La variable se escribió con otro formato (espacios, otro nombre, sin corchetes).
    • Cómo resolverlo: En la plantilla debe figurar exactamente [socio] (en minúsculas y entre corchetes). Edite la plantilla, corrija el texto y guarde de nuevo.

  • Al pulsar “Envío Estado de Cuenta (Pendientes)” no pasa nada o sale error.

    • Causa probable: Configuración del servidor de correo, lista de destinatarios vacía o permisos del proceso de envío.
    • Cómo resolverlo: Verificar que en el sistema esté configurado el envío de correos y que existan socios con estado de cuenta pendiente. Si el error continúa, reportar al área técnica.

  • Se guardó la plantilla pero los correos que ya se enviaron no se actualizan.

    • Causa probable: Los correos ya enviados son históricos; la plantilla solo afecta los envíos futuros.
    • Cómo resolverlo: No requiere acción. Los nuevos envíos usarán la plantilla actualizada.

  • Quiero usar más variables además de [socio].

    • Causa probable: El sistema solo documenta o soporta la variable [socio] en esta pantalla.
    • Cómo resolverlo: Consultar con el administrador o soporte si existen otras variables disponibles para esta plantilla.

7. Recomendaciones finales​

  • Restrinja la edición de la plantilla a personal autorizado (configuración o administración) para mantener un mensaje coherente con la imagen de la empresa.
  • Revise periódicamente el texto de la plantilla para asegurarse de que siga vigente (datos de contacto, promociones, etc.).
  • Use la función de prueba de envío después de cambios importantes para validar que todo funcione correctamente antes de que los clientes reciban el correo.