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Encomiendas

1. Descripción general​

El módulo Encomiendas permite registrar y gestionar encomiendas: paquetes o envíos con datos de remitente, destinatario, peso, contenido y estado. Está dirigido a operadores y personal de despacho/recepción que reciben, registran y entregan encomiendas.

Forma parte del flujo operativo junto con Órdenes de Servicio, Despacho, Recepción y Manifiestos.

2. Acceso al módulo​

  • Menú: Operaciones > Encomiendas.
  • Ruta: Menú lateral, Operaciones, opción Encomiendas.
  • Se requiere permiso de vista; crear y editar según permisos del ítem.

3. Pantallas y componentes principales​

3.1. Listado de encomiendas​

  • Propósito: Ver y buscar encomiendas por número, fecha, remitente, destinatario, estado.
  • Elementos: Tabla con datos de cada encomienda; filtros; botón Nueva encomienda; acciones Ver, Editar, Imprimir.
  • Paginación: Si existe, usarla para navegar.

3.2. Pantalla de registro / edición de encomienda​

  • Propósito: Capturar o modificar datos de la encomienda.
  • Campos típicos: Remitente, destinatario, direcciones, peso, descripción del contenido, valor declarado, tarifa, estado, observaciones.
  • Botones: Guardar, Cancelar, Imprimir etiqueta o guía.

4. Flujos de uso paso a paso​

4.1. Flujo: Registrar una encomienda recibida​

  1. Ir a Operaciones > Encomiendas y pulsar Nueva encomienda (o equivalente).
  2. Completar remitente, destinatario, direcciones y peso.
  3. Ingresar descripción del contenido y tarifa si aplica.
  4. Guardar y anotar o imprimir el número de encomienda para el cliente.

4.2. Flujo: Actualizar estado (en tránsito, entregada)​

  1. Abrir la encomienda desde el listado.
  2. Cambiar el estado al correspondiente (En tránsito, Entregada, etc.) e ingresar fecha y receptor si el sistema lo pide.
  3. Guardar. Verificar que el listado y los reportes reflejen el nuevo estado.

5. Buenas prácticas de uso​

  • Registre el peso real para que tarifas y reportes sean correctos.
  • Use descripción del contenido de forma clara para posibles reclamos o aduanas.
  • No marque como entregada sin confirmar la recepción (firma o dato de quien recibe si aplica).
  • Mantenga alineado el estado con Despacho y Recepción de Envíos para que los manifiestos cuadren.

6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)​

  • No puedo guardar: faltan datos.

    • Causa probable: Campos obligatorios vacíos (remitente, destinatario, peso).
    • Cómo resolverlo: Completar todos los campos marcados como obligatorios y guardar de nuevo.

  • La tarifa no se calcula.

    • Causa probable: Tarifas no configuradas para el tramo o tipo, o no se ha ejecutado el cálculo.
    • Cómo resolverlo: Revisar Configuración > Tarifas y usar “Calcular tarifa” en la pantalla si existe, o ingresar manualmente si está permitido.

  • No encuentro una encomienda en el listado.

    • Causa probable: Filtros de fecha o estado que ocultan el registro.
    • Cómo resolverlo: Ampliar rango de fechas y quitar filtros de estado; buscar por número o nombre del destinatario.

7. Recomendaciones finales​

  • Use este módulo en conjunto con Despacho de Envíos y Recepción de Envíos para un flujo ordenado.
  • Restrinja la anulación o borrado de encomiendas ya despachadas o entregadas según política interna.
  • Si el sistema permite, imprima etiqueta o guía para adjuntar al paquete y facilitar el seguimiento.