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Gastos Operativos

1. Descripción general​

El módulo Gastos Operativos permite consultar y gestionar los gastos operativos de la empresa (combustible, peajes, mantenimiento de flota), asociados a viajes, conductores o centros de costo. Sirve para control de costos y para alimentar la liquidación en Tesorería. Está dirigido a operaciones y finanzas.

2. Acceso al módulo​

  • Menú: Operaciones > Gastos Operativos.
  • Ruta: Menú lateral, Operaciones, opción Gastos Operativos.
  • Requiere permiso de vista y edición según roles.

3. Pantallas y componentes principales​

3.1. Listado de gastos operativos​

  • Propósito: Ver gastos por fecha, concepto, conductor, vehículo o estado.
  • Elementos: Tabla con número, fecha, concepto, monto, conductor/vehículo, viaje, estado; filtros; botón Nuevo si aplica; exportar a Excel.
  • Búsqueda: Por número, concepto o fecha.

3.2. Pantalla de detalle o registro​

  • Propósito: Ver detalle de un gasto o registrar uno nuevo si el flujo lo permite.
  • Campos típicos: Concepto, monto, fecha, proveedor o responsable, vehículo/viaje asociado, comprobante, estado de liquidación.
  • Botones: Guardar, Adjuntar, Ver liquidación si aplica.

4. Flujos de uso paso a paso​

4.1. Consultar gastos operativos del período​

  1. Ir a Operaciones > Gastos Operativos.
  2. Aplicar Filtros por fecha, concepto, conductor o vehículo.
  3. Revisar el listado y abrir los que requieran detalle o comprobante.
  4. Exportar a Excel si necesita reporte para análisis o auditoría.

4.2. Registrar un gasto operativo (si el módulo lo permite)​

  1. Pulsar Nuevo y completar Concepto, Monto, Fecha.
  2. Asociar Vehículo, Viaje o Conductor si aplica.
  3. Adjuntar Comprobante y guardar.
  4. El gasto puede quedar pendiente de aprobación o de liquidación según el flujo configurado.

5. Buenas prácticas de uso​

  • Asocie el gasto al viaje o vehículo para análisis de costos por ruta o por unidad.
  • Use los conceptos configurados en el sistema para que reportes y liquidación sean consistentes.
  • Revise periódicamente los gastos pendientes de liquidación.

6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)​

  • No encuentro un gasto que ya registré. Ampliar rango de fechas y quitar filtro de estado; buscar por número si lo conoce.
  • El gasto no aparece en liquidación de Tesorería. Verificar que el gasto esté en estado Aprobado; en Configuración o Tesorería revisar conceptos de gasto operativo.
  • No puedo editar el gasto. Si ya está liquidado o cerrado, solo supervisión o administrador puede reabrir según política.

7. Recomendaciones finales​

Los gastos operativos impactan costos y tesorería. Mantenga el flujo registro, aprobación y liquidación alineado con las políticas de la empresa.