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Incidencias

1. Descripción general​

El módulo Incidencias permite registrar y dar seguimiento a incidencias operativas: retrasos, faltantes, daños, reclamos, accidentes u otros eventos que afectan órdenes, viajes o vehículos. Sirve para trazabilidad, mejora y respuesta al cliente. Está dirigido a operaciones, supervisión y atención al cliente.

2. Acceso al módulo​

  • Menú: Operaciones > Incidencias.
  • Ruta: Menú lateral, Operaciones, opción Incidencias.
  • Requiere permiso de vista y edición según roles.

3. Pantallas y componentes principales​

3.1. Listado de incidencias​

  • Propósito: Ver incidencias por estado, fecha, tipo u orden asociada.
  • Elementos: Tabla con número, fecha, tipo, orden/viaje, descripción, estado, responsable; filtros; botón Nueva incidencia; Editar, Cerrar.
  • Búsqueda: Por número de incidencia, orden o descripción.

3.2. Pantalla de nueva / editar incidencia​

  • Propósito: Crear una incidencia o actualizar su estado y comentarios.
  • Campos típicos: Tipo (retraso, faltante, daño, reclamo, accidente, otro), orden o viaje asociado, descripción, fecha/hora, lugar, responsable, estado (abierta, en proceso, cerrada), observaciones y comentarios de seguimiento.
  • Botones: Guardar, Cerrar incidencia, Adjuntar archivo (si aplica).

4. Flujos de uso paso a paso​

4.1. Flujo: Registrar una incidencia​

  1. Ir a Operaciones > Incidencias y pulsar Nueva incidencia.
  2. Seleccionar Tipo (retraso, faltante, daño, reclamo, etc.).
  3. Asociar Orden o Viaje si aplica.
  4. Redactar Descripción clara (qué pasó, cuándo, dónde).
  5. Indicar Responsable de seguimiento si el sistema lo pide.
  6. Guardar. La incidencia queda en estado “Abierta” para seguimiento.

4.2. Flujo: Dar seguimiento y cerrar una incidencia​

  1. En el listado, abrir la incidencia.
  2. Agregar Comentarios o Observaciones con las acciones realizadas.
  3. Si está resuelta, cambiar Estado a “Cerrada” y guardar.
  4. Si el sistema lo permite, adjuntar evidencia (foto, documento) antes de cerrar.

5. Buenas prácticas de uso​

  • Registre toda incidencia relevante (faltante, daño, reclamo) para tener historial y poder responder al cliente.
  • Asigne un responsable y dé seguimiento hasta el cierre.
  • Use descripciones objetivas y fechas correctas para auditoría y reportes.

6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)​

  • No encuentro la orden para asociar. Causa probable: La orden no existe o está en otro formato de búsqueda. Cómo resolverlo: Buscar por número exacto en Órdenes de Servicio; si la incidencia no es por orden, dejar el campo vacío si el sistema lo permite.
  • Al guardar pide tipo obligatorio. Causa probable: El sistema exige clasificar la incidencia. Cómo resolverlo: Seleccionar el tipo que mejor describa el evento (retraso, daño, reclamo, etc.).
  • No puedo cerrar la incidencia. Causa probable: Falta permiso o el sistema exige comentario al cerrar. Cómo resolverlo: Agregar un comentario de cierre (ej. “Resuelto: se reprogramó entrega”) y guardar; si sigue sin permitir, verificar rol o contactar al administrador.

7. Recomendaciones finales​

  • Las incidencias son la base para mejorar procesos y responder reclamos. Revíselas periódicamente y cierre las resueltas para mantener indicadores actualizados.