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Solicitud de Gastos Operativos

1. Descripción general​

El módulo Solicitud de Gastos Operativos permite que el personal (conductores, operadores) solicite el reintegro o anticipo de gastos operativos: combustible, peajes, alimentación, hospedaje u otros autorizados. La solicitud pasa por aprobación y luego a Tesorería para liquidación. Está dirigido a conductores y personal de campo, y a supervisores que aprueban.

2. Acceso al módulo​

  • Menú: Operaciones > Solicitud de Gastos Operativos.
  • Ruta: Menú lateral, Operaciones, opción Solicitud de Gastos Operativos.
  • Requiere permiso de vista y edición según roles (solicitante o aprobador).

3. Pantallas y componentes principales​

3.1. Listado de solicitudes​

  • Propósito: Ver solicitudes propias o todas según rol (pendientes, aprobadas, rechazadas, liquidadas).
  • Elementos: Tabla con número, fecha, solicitante, concepto, monto, estado, aprobador; filtros; botón Nueva solicitud; Editar, Aprobar/Rechazar (si aplica).
  • Búsqueda: Por número, solicitante o fecha.

3.2. Pantalla de nueva / editar solicitud​

  • Propósito: Crear una solicitud de gasto operativo o ver/editar una existente.
  • Campos típicos: Concepto (combustible, peaje, etc.), monto, fecha del gasto, viaje u orden asociada si aplica, adjunto (ticket, foto); observaciones.
  • Botones: Guardar, Adjuntar comprobante, Enviar a aprobación (si aplica).

4. Flujos de uso paso a paso​

4.1. Flujo: Crear una solicitud de gasto operativo​

  1. Ir a Operaciones > Solicitud de Gastos Operativos y pulsar Nueva solicitud.
  2. Seleccionar Concepto (combustible, peaje, alimentación, etc.).
  3. Ingresar Monto y Fecha del gasto.
  4. Asociar Viaje u Orden si el sistema lo pide (para trazabilidad).
  5. Adjuntar Comprobante (ticket, foto) si está disponible.
  6. Guardar y, si aplica, Enviar a aprobación. La solicitud queda en estado “Pendiente”.

4.2. Flujo: Aprobar o rechazar una solicitud (supervisor)​

  1. En el listado, filtrar por estado “Pendiente de aprobación”.
  2. Abrir la solicitud y revisar monto, concepto y comprobante.
  3. Aprobar o Rechazar; si rechaza, indicar Motivo.
  4. Guardar. Si se aprueba, la solicitud puede pasar a Tesorería para liquidación (Liquidación Gasto Operativo).

5. Buenas prácticas de uso​

  • Solicite los gastos con comprobantes siempre que sea posible para agilizar la aprobación.
  • Asocie la solicitud al viaje u orden correspondiente para que auditoría y reportes sean claros.
  • Los aprobadores deben revisar en tiempo razonable para no retrasar los reintegros.

6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)​

  • No puedo adjuntar el comprobante. Causa probable: Formato o tamaño no permitido. Cómo resolverlo: Usar imagen (JPG, PNG) o PDF dentro del tamaño máximo indicado; si no hay opción adjunto, describir en observaciones y entregar comprobante físico según procedimiento.
  • La solicitud quedó “Pendiente” y no avanza. Causa probable: Falta aprobación de un supervisor. Cómo resolverlo: Recordar al aprobador; verificar que su rol tenga permiso de aprobación.
  • Al aprobar sale error. Causa probable: Validación de monto o de concepto. Cómo resolverlo: Verificar que el concepto esté habilitado y que el monto no supere el límite configurado si existe; contactar al administrador si persiste.

7. Recomendaciones finales​

  • Las solicitudes de gastos operativos se cierran con la liquidación en Tesorería. Mantenga el flujo solicitud → aprobación → liquidación para que los reportes financieros cuadren.