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Gastos de Conductor

1. Descripción general​

El módulo Gastos de Conductor permite registrar y dar seguimiento a los gastos incurridos por conductores en ruta (combustible, peajes, viáticos). Puede integrarse con Solicitud de Gastos Operativos y con Tesorería para liquidación. Está dirigido a operaciones y supervisión.

2. Acceso al módulo​

  • Menú: Operaciones > Gastos de Conductor.
  • Ruta: Menú lateral, Operaciones, opción Gastos de Conductor.
  • Requiere permiso de vista y edición según roles.

3. Pantallas y componentes principales​

3.1. Listado de gastos de conductor​

  • Propósito: Ver gastos por conductor, fecha, viaje o estado.
  • Elementos: Tabla con número, fecha, conductor, concepto, monto, viaje asociado, estado; filtros; botón Nuevo; Editar, Aprobar si aplica.
  • Búsqueda: Por conductor, fecha o número.

3.2. Pantalla de registro o detalle​

  • Propósito: Crear un gasto de conductor o ver el detalle.
  • Campos típicos: Conductor, concepto, monto, fecha, viaje u orden asociada, comprobante o observaciones.
  • Botones: Guardar, Adjuntar comprobante.

4. Flujos de uso paso a paso​

4.1. Registrar un gasto de conductor​

  1. Ir a Operaciones > Gastos de Conductor y pulsar Nuevo.
  2. Seleccionar Conductor y Concepto (combustible, peaje, etc.).
  3. Ingresar Monto y Fecha.
  4. Asociar Viaje si aplica. Adjuntar Comprobante si está disponible y guardar.
  5. Si hay flujo de aprobación, la solicitud quedará pendiente hasta que un supervisor apruebe.

4.2. Aprobar gastos para liquidación (supervisor)​

  1. Filtrar por estado Pendiente de aprobación.
  2. Revisar monto, concepto y comprobante.
  3. Aprobar o Rechazar; si rechaza, indicar motivo.
  4. Los aprobados pasan a Tesorería (Liquidación Gasto Operativo) según configuración.

5. Buenas prácticas de uso​

  • Registre los gastos con comprobante y asociados al viaje para auditoría y reportes.
  • Revise y apruebe en tiempo razonable para no retrasar reintegros al conductor.
  • Use los mismos conceptos configurados en el sistema.

6. Errores comunes y cómo resolverlos (FAQ)​

  • No aparece el conductor. Verificar en Configuración o Documento Personal que esté activo.
  • Al guardar pide concepto obligatorio. Seleccionar el concepto (combustible, peaje, viático, etc.).
  • El gasto no pasa a liquidación. Asegurar que un usuario con permiso apruebe; verificar en Tesorería el módulo de Liquidación Gasto Operativo.

7. Recomendaciones finales​

Los gastos de conductor se cierran con la liquidación en Tesorería. Mantenga el flujo registro, aprobación y liquidación al día para cuadre contable y operativo.